En estos días recibí una pregunta que me hizo pensar
en la manera en que archivamos la información de nuestros empleados, para las
personas que tenemos toda la vida trabajando en los Estados Unidos es algo que
hemos practicado desde el día en que tuvimos nuestro primer empleo en la
preparatoria, pero para propietarios de negocios que llegaron a los Estados
Unidos como empresarios y dueños de su propia empresa, este puede ser un punto que
tenemos que repasar para ayudarlos a preparar los archivos de sus empleados de
manera óptima y de acuerdo a las regulaciones del estado de Texas.
En los archivos de cada empleado se les recomienda a
los empresarios guardar la siguiente información:
Descripción del puesto que se publicó cuando el empleado aplicó para el puesto
Solicitud de empleo original y el resume (currículo vitae) del empleado
Formularios con la información del contacto en caso de emergencia. Se recomienda tener mínimo 1 contacto de emergencia, y si se puede tener 2 ó 3 contactos archivados es mejor.
Oferta de empleo por escrito como se le envió al prospecto
Acuerdo de trabajo o cualquier contrato por escrito incluyendo acuerdos de beneficios para el empleado, acuerdos de no competencia, confidencialidad y similares.
Listado de equipo que se le entrega al empleado para trabajar, las condiciones en que se entrega y el acuerdo que hay respecto al equipo en caso de terminar la relación laboral, por ejemplo, teléfonos celulares, laptops, automóviles, y otras herramientas de trabajo.
Formulario W-4 del IRS (el certificado de asignación de retenciones del empleado).
Copia de certificaciones y entrenamientos que se hacen al momento de contratar o durante el término del contrato de trabajo.
Copia de verificación de licencias, como la licencia para el manejo de comida, manejo de monta cargas, etc.
Documentos relacionados con la salida del trabajador de la empresa (por ejemplo, razones por las cuales el trabajador dejó la empresa o fue despedido, documentos de desempleo, formularios de continuación de seguro, etc.).
Otros documentos secundarios que pueden ir dentro del
archivo del empleado:
Premios por desempeño
Registros de asistencia o tardanzas
Advertencias y acciones
disciplinarias no confidenciales
De acuerdo con la información que nos brinda el Texas
Workforce en su sitio web, el único documento que debe guardarse en un archivo
aparte y en calidad confidencial es la Información Médica del Empleado, incluyendo
el acta de “Americans with Disabilities” y los registros de compensación para
trabajadores, esto es porque la Ley de Estadounidenses con Discapacidades
requiere que se guarden los registros médicos de los empleados en archivos
médicos confidenciales separados.
En su sitio web, el Texas Workforce también recomienda
mantener los siguientes documentos en archivos separados:
Registros I-9: Al guardarlo
en un archivo separado le facilitará la defensa contra una demanda de
discriminación por ciudadanía u origen del empleado si usted puede demostrar
que dicha información está disponible solo para aquellos que necesitan saber, es
decir, que aquellos que pudieron haber tomado una decisión adversa sobre el
trabajo, no estaban al tanto de la nacionalidad del empleado o del estado de
ciudadanía de la persona.
Registros de seguridad OSHA: este registro de seguridad también puede contener documentación relacionada con la participación de un empleado en un reclamo o investigación de OSHA. Limitar el acceso a dicha documentación facilitaría evitar que la información influya en posibles decisiones adversas contra el empleado que a su vez podrían dar lugar a reclamaciones de represalia bajo OSHA.
Registros de quejas e investigaciones de calidad
CONFIDENCIAL: mantenga un archivo separado para estos
registros porque a menudo contienen información vergonzosa, confidencial o
extremadamente privada sobre los empleados que podría dar lugar a una demanda
por difamación o invasión de privacidad si tales hechos fueran conocidos y
discutidos por otros empleados dentro de la empresa. También, en caso de ser
necesario, usted puede hacer saber a los empleados que los registros de la
investigación no serán divulgados ya que esto puede hacer más fácil persuadir a
los testigos reacios a que den respuestas francas y honestas en una
investigación.
El departamento de recursos humanos puede desarrollar
un procedimiento de acceso de seguridad para estos archivos y así la empresa
puede mantener una visión general mediante referencias cruzadas en un archivo
aparte, documentos necesarios por separado.
La ley de Texas no requiere que un empleador le
permita a un empleado acceder a su archivo personal con la excepción de los
empleados públicos, quienes pueden solicitar copias de sus documentos de
archivo personal según la Ley de Información Pública. Sin embargo, la mayoría
de las compañías Texanas permiten el acceso supervisado y la copia de
contenidos mientras que el empleado corra con los gastos de reproducción.
Una empresa nunca debe colocar nada en un archivo de
personal que se avergüence de mostrar a otras personas (como por ejemplo a 12
miembros de un jurado promedio); recuerde, cualquier cosa, en cualquier archivo
relacionado con un empleado, se puede descubrir en un reclamo o demanda
presentada por o en nombre de ese empleado.
Una regulación federal bajo OSHA contiene una excepción a la regla general de que un empleador no tiene que entregar copias de un archivo de personal a empleados o exempleados. La regla de OSHA en cuestión es la 29 C.F.R. § 1904.35, que requiere que una compañía dé a los empleados y antiguos empleados acceso a los registros requeridos por OSHA de sus enfermedades y lesiones relacionadas con el trabajo, es decir, aquellas condiciones médicas que estarían cubiertas por los requisitos de mantenimiento de registros de OSHA. En general, esos documentos serían el Registro 300 y el Informe de Incidentes 301 de OSHA (“Acceso” incluye copias). La fecha límite para el acceso o las copias es el final del siguiente día hábil siguiente a la solicitud, por lo que no hay un requisito particular para una respuesta de 24 horas. Como lo señala la regla, la primera copia de un documento cubierto es gratuita para el exempleado o su representante designado, pero las copias subsiguientes se pueden proporcionar a un “cargo razonable”. La línea de ayuda de OSHA está al 1-800-321-OSHA (6742).
Las pequeñas empresas, con 10 o menos empleados, están exentas de algunos requisitos de informes de lesiones de OSHA. Además, una pequeña empresa definida como parte de una “industria de bajo riesgo” está exenta de la inspección regular de OSHA, si la agencia no tiene conocimiento de una lesión personal grave en el lugar de trabajo. Si su empresa no está regulada por OSHA, entonces usted no tiene que preocuparse por estas cláusulas.
La propiedad y la custodia de los registros de
personal generalmente pasan de un predecesor al sucesor en una situación que
involucra la venta de un negocio.
Y por supuesto, siempre es recomendable buscar el
apoyo de las entidades de gobierno o de abogados expertos en casos de empleos
si es necesario hacer una consulta.
Esperamos que el día les este sentando de maravilla, en BCO Consulting Group sabemos que acoplarse al Centro de Texas puede ser complicado y en ocasiones necesitamos apoyo para conseguir recursos. Es por eso que les recopilamos esta lista de clases en el Centro de Texas de inglés, computación, GED, ciudadanía, para recibir certificaciones gratuitas para mejorar sus ingresos, para hacer sus impuestos y para pagar sus recibos de servicios en tiempos de crisis. ¡Esperamos les sea de utilidad!
WASHINGTON — Durante la Semana Nacional de la Pequeña Empresa, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) quiere que los contribuyentes de pequeñas empresas y los trabajadores por cuenta propia sepan que, a partir del 13 de mayo, un cambio importante afectará la forma en que emite números de identificación del empleador o EINs.
Con el robo de identidad en aumento en la comunidad de pequeñas empresas, la agencia también ofreció consejos para los contribuyentes de negocios y recursos para proteger sus datos contra el robo.
La Semana Nacional de la Pequeña Empresa es del 5 de mayo al 11 de mayo. Durante más de 50 años, la semana ha reconocido las importantes contribuciones de los empresarios y dueños de pequeñas empresas de los Estados Unidos.
EINs y personas responsables
A partir del 13 de mayo, solo las personas con números de identificación de impuestos, ya sea un número de seguro social (SSN) o un número de identificación personal del contribuyente (ITIN), pueden solicitar un número de identificación del empleador. Este nuevo requisito, que el IRS anunció por primera vez en marzo, proporcionará una mayor seguridad al proceso de EIN al exigir que un individuo sea la persona responsable y también mejorará la transparencia.
Un EIN es un número de identificación de nueve dígitos asignado a empresarios por cuenta propia, sociedades anónimas, sociedades colectivas, caudales hereditarios, fideicomisos, planes de jubilación para empleados y otras entidades para fines de presentación de impuestos e informes.
Los individuos no son los únicos que necesitan proteger sus identidades. Las empresas y otras organizaciones, especialmente sociedades, fideicomisos y sucesiones deben estar conscientes que ellos también pueden ser víctimas del robo de identidad. Criminales podrían presentar formularios 1120 (sociedades anónimas), 1120S (sociedades anónimas de tipo S) o el Anexo K-1 en sus nombres. El año pasado, 2,450 empresas informaron que eran víctimas del robo de identidad relacionado con los impuestos, un aumento del 10 por ciento sobre 2017.
El pasado 26 de marzo tuvimos en nuestras oficinas a la abogada de negocios, Ana Estrada, quien tiene un enfoque en procesos legales y gestiones de negocios para microempresas y tiene basto conocimiento sobre las leyes de Texas con respecto a pequeños empresarios, para comenzar su plática, Ana nos habló de los dos tipos de abogados que existen en los Estados Unidos, lo abogados de litigio, que son los que todos conocemos y que escuchamos en los medios de comunicación y los abogados transaccionales como ella. Los abogados transaccionales son como los médicos de cabecera, un empresario debe de verlos antes de comenzar un negocio, y periódicamente para asegurarse de que su negocio sigue libre de riesgos y protegido en contra de posibles pérdidas o demandas.
“Los abogados transaccionales ayudan a los
empresarios en calidad de consejero o guía para evitar caer en litigios,
planificar, y organizar cosas para evitar problemas de manera PREVENTIVA y fácil,”
nos confirmó Estrada.
La comunidad migrante, en su mayoría, sin importar su situación legal, tienden a evitar a los abogados transaccionales por falta de la cultura preventiva y tienden a caer en problemas de litigios que a la larga son mucho más caros que los abogados transaccionales y muchas veces tienen pérdidas que hacen que los negocios no se recuperen de los errores que se pueden haber prevenido con buena planeación empresarial.
En nuestra plática, la abogada nos resaltó la diferencia que se percibe entre los archivos financieros y los archivos transaccionales, la gente tiene la cultura de guardar todos y cada uno de los recibos de compras y garantías para las cosas más triviales como las televisiones, la licuadora, la batería del automóvil, los estados de cuenta del banco y otras cosas similares, pero a la hora de hacer contratos con clientes, socios o proveedores, no tenemos evidencia escrita de los acuerdos que tenemos y eso es extremadamente peligroso.
“Me han tocado casos en los que algún empresario invierte más de $30,000.00 en un negocio, o todos los ahorros de su vida y no quieren pagar $100.00 dólares para entender las implicaciones de riesgo que puede tener la transacción en la que están invirtiendo,” nos comentó Ana, “me gustaría que los comerciantes entiendan que en comparación del dinero y el tiempo que están poniendo en sus emprendimientos, el costo de la consultoría legal es mínimo, y ya para cuando vienen a verme, en algunas ocasiones el daño ya está hecho y no los podemos ayudar,” concluyó.
Algunas de
las maneras más frecuentes en las que un abogado transaccional puede apoyar a
un empresario incluyen:
Contratos
en general
Acuerdos
de servicios
Acuerdos
de compra venta
Arrendamientos
comerciales
Arrendamientos
de equipos
Acuerdos
de préstamos (Personales y Comerciales)
Acuerdos
y arreglos entre socios (Sociedades)
Estructuraciones
legales para las empresas como incorporaciones, y LLC’s
Reglas
empresariales (Bylaws)
Cartas
de ofertas de trabajo
Contratos
de empleo
Políticas
de trabajo para los empleados
Contratos
para usar contratistas independientes o subcontratistas
Acuerdos
de confidencialidad
Acuerdos
de no divulgación
Escrituras
o documentos requeridos por ley
Registro
de marcas
Registro
de derechos de autor
Límites
de riesgos comerciales
Aplicaciones
de gobierno
Testamentos
Fideicomisos
(trusts, living trusts, revocable trusts, irrevocable trusts, crummy trusts)
Cartas
poder
Acuerdos
prenupciales y postnupciales
Planes
de sucesión empresarial
Indemnizaciones
Representan
a los clientes en tramites y negociaciones
En nuestra conversación, también recibimos toda la información que debemos tener para definir el tipo de empresa que debemos tener para evitar riesgos a nuestro patrimonio y hablamos de la importancia de buscar asesoría legal, también recordamos la importancia de no confundir un abogado con un notario público y de verificar las credenciales de nuestros proveedores de servicios. Es importante buscar personas certificadas y calificadas para asesorarnos en nuestras empresas. Si a usted le interesa platicar con Ana Estrada, puede buscarla en [email protected] o llamando al (512)256-3793.
Nos despedimos de ustedes, agradeciendo a Ana Estrada por su tiempo y a Cestari Insurance & Financial Services por facilitar sus instalaciones para hacer posible este encuentro, para todas sus necesidades de seguros o financieras pueden visitar www.cestariinsurance.com. Si le gustaría recibir información periódica sobre consultoría de negocios como este artículo, por favor envié un email a [email protected] o síganos en nuestras redes sociales en Facebook, Instagram o LinkedIn.
5 Personas con las que NO Debemos Empezar una Sociedad
Toda tu vida has soñado con tener tu propia empresa, para lanzarlo, le cuentas el proyecto a [inserta aquí el nombre de una persona] hacen el proyecto, no cumple con tus expectativas, discuten, lo vuelven a intentar, no están de acuerdo, vuelven a discutir, lo vuelven a intentar, así por varios años, se dan por vencidos, fracasa el negocio y el proyecto fracasó. Honestamente, tu caso no es único, miles y miles de personas pasan por esta situación por falta de información, un plan de trabajo bien hecho y contratos legales. Abajo te presento mi lista de las 5 personas con las que NO debemos empezar una sociedad:
1.- Tu familiar sin empleo: Quieres abrir una empresa y buscas una persona de confianza, tu hermano/a lleva meses desempleado y tu mamá se la pasa estresándose por sus ingresos. A ti te parece que serás la hermana/o del año si le das trabajo y tendrás una persona de confianza en el proyecto y estas en lo correcto: Si tendrás una persona de confianza, si le quitarás un dolor de cabeza a tu mamá, si resolverás la situación económica de tu hermano/a y si terminarás trabajando el 100% del tiempo por el 50% de los ingresos, sin contar con que, a la hora de despedir a tu pariente, terminarás siendo el villano/a del cuento, NO LO HAGAS.
2.- Un/a Socialite: Tú tienes un gran proyecto, eres muy trabajador/a, tienes el capital, pero necesitas una persona en ventas porque tú trabajas demasiado y Fulanito o Perenganita es SUPER social. ¡Qué buena idea! Se hacen socios y él/ella trae a los clientes mientras que tú trabajas. WRONG!
Este es un error bien común, los Socialites son así porque lo único que les gusta hacer es estar en sociedad. Son buenísimos en su papel, pero su prioridad es la vida social.
Lo que pasará aquí es que entrarán en el proyecto, invertirás tu dinero, trabajarás como si no hubiera mañana y tu Socialite no hará nada. A veces llegará temprano, a veces estará viajando por el mundo y tu empresa, quedará en segundo plano. Si tienes suerte, no habrán pasado muchos meses, y no habrás perdido mucho dinero, pero sacarlo/a será un problema, y lo que si conseguirás es estar en boca de todos y no terminarás en buenos términos, lo cual será bastante desafortunado.
3.- Una persona super inteligente y super trabajadora que, si no fuera porque está en MIL proyectos, sería el socio ideal. El problema con esta persona es que ya tiene sus ingresos y compromisos previos, además de tener cientos de compromisos porque a todo le dice que sí, pero te garantizo que pasarás los días, semanas y meses esperando a que ésta persona se desocupe. Tu proyecto no será su prioridad, y no progresarás esperando a que esta persona se desocupe o terminarás haciendo el 100% del trabajo por el 50% del crédito y la remuneración.
4.- Una persona que apenas conociste. Estás a punto de lanzar tu proyecto, te invitan a una reunión, conoces a una persona que parece tener una energía similar a ti, se ve super motivada, le cuentas tu proyecto y se emociona más que tu propia pareja; parecer ser que te entiende al 100%, se quedan de ver para un café y antes de que te des cuenta, están abriendo el negocio juntos(as)… ERROR. Al abrir una empresa debes estar conforme con el temperamento, valores, hábitos financieros, crédito, trato con los clientes, entre otros factores de tu socio. Todos estos factores son C-R-I-T-C-O-S para el éxito de tu negocio y tu estabilidad financiera. Piénsalo…
5.- Mejor Amiga(o): Finalmente y el más o la más dolorosa(o) es tu mejor amiga(o). Verás, las ganas no son suficientes y el cariño no genera ingresos. Las amistades son para relajar, tus confidentes, tu apoyo, pero a menos de que haya un contrato de por medio con un plan de trabajo con distribución de responsabilidades de acuerdo con sus aptitudes, un negocio con un mejor amigo es una pésima idea ya que perderás el proyecto, mucho tiempo, tu amistad y/o el dinero que invertiste. Sin contar el desgaste psicológico para ti y tu pareja, los daños pueden ser irreparables.
Por supuesto que estas son solamente ideas y no significa que abrir un negocio con alguna de estas personas te llevará al fracaso, pero el riesgo es mucho más alto. Mi sugerencia para ti es que lo pienses bien y que antes de empezar una sociedad tomes en consideración que las ganas de triunfar no son suficientes ya que éstas se tienen que consolidar con saber cómo hacerlo, tener tiempo para hacerlo y un excelente contrato legal con un plan de escape para que la presión no sea tan alta. ¡Te deseo mucha suerte!
Si te gustaría profundizar en el tema o te gustaría que analizáramos tu situación actual, te puedes comunicar con BCO Consulting Group vía email a [email protected] o por teléfono al (512)636-6381.
In our current times, online presence is not an option anymore, it is a mandatory necessity of every business or public person. Unfortunately, for those that have hectic schedules or are not very familiar with social media and websites, managing our main source of income and keeping up with online presence can get very overwhelming. In an effort to keep up with technology, strategy and protocol of online presence entrepreneurs sometimes have to outsource this task to third party contractors or even have to hire employees to specifically develop online presence and this is the part when problems can begin. Sometimes third party contractors can get very expensive, or don’t necessarily reflect the personality of the business; some other times, things just go south and the business relationship ends.At this point business owners rush to hire someone else to take care of their online presence and then realize that the previous provider left with all the passwords and the company is now mute. All the time and money invested is now captive of the previous provider and gaining access to Google, Yelp, Facebook, Twitter, Instagram and all the other accounts can be very difficult, sometimes even impossible and creating a second, third or fourth account for the business dilutes the viewer traffic and doesn’t benefit the business. With this being said, my advice to every public person, entrepreneur and business owner is to GET YOUR PASSWORDS AND USER ID’s when things are going smooth with your providers. Take control of your online presence when the relationship is in good terms because after all, it is your business and you are paying for their service, otherwise a lot of headaches can come your way and your business will feel like it is going through a nasty divorce.
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